部下の仕事内容を、どこまで把握しておくべき？
加減が難しいですけど、把握はそこまで大事じゃないです
今回は、管理職として部下の仕事内容を把握、管理する時のコツを解説します。
本記事を読んで実践すれば・・・
- 部下に対して、適切に仕事を任せられるようになる
- 組織形成が上手くなる
目次
本当に把握するべき仕事
全てを把握する事は、不可能です。
だから、ミスがあると影響のデカい仕事だけは最低限、把握しておく事。
極論、重要な仕事は、部下に仕事を任せなければ良いんですよ。(笑)
そしたら、仕事を事細かく把握する必要性が無くなります。
それじゃぁ部下のレベルがアップしないやん
その通りです。そこで、まずあなたがやる事は
部下の状況・能力を把握する事ですよ。
部下の状況・能力を把握する方法とは
普段のコミュニケーションを改善しましょう。
どういう事かというと・・・
- 部下の状況や仕事の具合を常に把握しやすくなる
- 部下の仕事の処理能力も把握しやすい
- 部下からの報告、連絡、相談が来やすくなる
だから、部下の状況や能力を把握するには、コミュニケーションの質が大事なんですよ。
部下によって仕事が出来るレベルが違うから、不安になる
あなたが、部下のレベルを把握出来てないから、仕事を管理しきれなくなるんですよ。
不安から、あなたは結局、色々と口出しをしてしまうんです。
- 部下が不安だから、口を出す
- 口を出すから、部下は縛られてると感じる
- 部下のやる気が下がる
こういう事。
だから、部下のレベルをまず把握しないとダメなんです。
部下のレベルを把握する方法
日々、部下とのコミュニケーションを取る事。
とはいえ、役職クラスが全員のレベルを確かめるのは、非効率すぎです。
- 勤続年数が長い人が、短い人のレベルを把握する
- 新人は、教育係が管理、把握する
- 最終は、課長、部長クラスが全員分を管理、把握する
こうしましょ。
いちいち日報を書かせるとか、無駄な事はやめた方が良いです。
時間のある時は、自分で動き、部下の状況を把握しましょう。
あとは、報告によるもの、自分で把握した事を、まとめて管理しておきましょう。
✅ 部下の仕事レベルを管理する時の例
- 仕事の内容をリストアップ
- 教えられる・出来る・覚えている・分からない とレベル分け
- 次の目標、今やってる事も、まとめておく
面倒臭いよ～
そんな事言ってるから、あなたの仕事が減らないんですよ(笑)
部下に仕事を教える場合
覚えた人が教える。この形式が１番効率が良いですよ。
覚えるだけじゃなく、人に教える事で、より頭に記憶を定着させる事が出来ます。
2008年2月15日発行の『 サイエンス 』誌で、アメリカのパデュー大学、カーピック博士が「 入力を繰り返すよりも、出力を繰り返すほうが、脳回路への情報の定着がよい 」と報告しました。
お茶の水女子大学名誉教授の外山滋比古さんが書いた思考の整理学では「 インプットばかりだと、思考力を低下させてしまう可能性がある 」と著書に書いています。
このように、覚えたら、実際やらせる。といったアウトプットを意識する事で、部下のレベルは上がりやすくなります。
やってみましょう。
部下の仕事を管理・把握する負担を、減らす環境づくり
簡単な話、部下とのコミュニケーションが上手くいってりゃ負担は減ります。
部下とのコミュニケーションがマズイから・・・
- 部下の事を信じきれない
- 部下が、上司に相談しづらい
部下が、どれだけ仕事が出来るか分からなかったら、任せられないでしょ。
部下からしたら、上司が、何考えてるか分からなかったら、仕事の話でも、ちょっとしづらいでしょ。
だから、根本的なポイントは、コミュニケーションなんです。
部下から信用される上司になるには
普段の何気ないコミュニケーションから見直すのが大事。
なんでかっていうと、「 この人、信用出来そうだな 」って思うには、ある一定のポイントがあるんですよ。
- 自分の事を、知ってくれている
- 言った事を、行動に移している
だから、信用って、努力で作れるんです。
部下の事を、何でも良いから知り、覚えておく事。
言動の一貫性を保つ事。
これで、あなたは部下から信用される上司になれます。
コミュニケーションがマズいと、こうなる
部下からの報告、連絡、相談が途絶えます。
さっきも説明しましたが、部下から信用されてないから。
管理職の方は、「 部下がホウレンソウしない！ 」とホザきますが、原因は管理職側にある事が多いです。
そこに気付いてないから、部下の仕事を把握出来なくなるんです。
✅ 部下の心境
- 「 何だよ、このくらいの仕事でイチイチ口出しするなよ 」
- 「 毎日毎日、報告しろってうるさいな 」
- 「 報告したって、何か言ってくれる訳でもないのに 」
なんでこうなるか・・・あなたのコミュニケーションが雑だから。
じゃぁ、どうすればいいか教えて
まずは、部下の話を聴く事が重要ですよ
部下とのコミュニケーションを良くする方法は、以下の記事にまとめてあります。
» 【完全版】部下とのコミュニケーションに悩まなくなる方法論
コミュニケーションに悩む管理職の方は必見です。
もちろん読むだけじゃなく、実践しないと意味無いですよ。
部下とのコミュニケーションが改善すると
上司と部下の関係は、コミュニケーションが解決すれば、だいたい良くなります。
どうしてかっていうと、職場のストレスの原因の大半が、コミュニケーションだから。
多くの人が悩んでる事なんで、無視できませんね。
部下の仕事を、管理・把握する時のコツ
超重要な案件だけは、キッチリと管理・把握しておきましょう。
あなたが管理職として、本当にやるべき事は・・・
- 部下の仕事の難易度を管理する
- 部下の能力を把握する
- 部下が報告や相談しやすい環境を作る
この３つです。
表層的な問題解決は止めましょ。
もっと本質を見極めて、原因の改善を行いましょう。
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