マネジュク【部下の育て方が分かるブログ】

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締め切りを守れない部下に指導する方法

俺の部下がまた締め切りを守れなかったから、あちこちに頭下げなきゃいけないし、注意しすぎたらパワハラだと言われるかもしれないし。

どうやって部下に伝えたら締め切りを守ってくれるんだよ・・・

そんなアナタにピッタリな方法をお教えします。

この記事を最後まで読むと、

  • 締め切りを守れない部下が守るようになる
  • 締め切りを守れなかった部下に注意する方法が分かる
  • 部下との人間関係が良くなって、離職率をゼロに近づける

締め切りを守れない部下は、部下本人にも問題があるけれど上司にも問題がある事が考えられます。その問題を解決できれば、部下とのコミュニケーションで何も迷う事はありません。

部下とのコミュニケーションが上手くいけば、大抵の問題は解決してしまいます。

なぜなら、仕事場での悩みで必ず上位に入るのは人間関係の悪化が原因だからです。

結果的にコミュニケーションを改善する事は離職率を低下させる事にも繋がって、経費削減や仕事の効率アップにも繋がりますよね。

それでは、締め切りを守れない部下に指導する方法をこれから言います。

締め切りを守れない部下に指導する方法

締め切りを守れない部下に指導する方法

まず気を付けないとイケナイ事は、部下の人格を否定しない事。

ここだけは必ず頭の中に入れておいてください。

「だからお前はダメなんだよ!Fラン大学卒はマジで使えねーな」

ここまで言ってしまうと指導じゃなくて、ただのパワハラです。訴えられて負けるのは確実なんで、やめときましょう。

というか、自分が言われたら仕事に対するモチベーションが下がりますよね。なのでダメ。

締め切りを守れなかったら、その点を叱る

締め切りを守ってよ。という部分をまず部下に指摘してください。

締め切りを守ることはとても重要な事です。なので、ココは絶対に外さないように。

でも、1番最初に言うんじゃなくて

まずは「あ、出来たんだね。ありがとう」と、とりあえず仕事を持って来てくれた事(見せに来てくれたこと)は褒めておきましょう。

そのあとで締め切りを守れなかった事を指摘しましょう。

そうした方が、部下の感じ方が変わってきます。

最初に仕事をやってくれた事に対して、ありがとう。次に締め切りを守れなかった事を指摘。この順番です。

なんで締め切りを守らないといけないのか説明する

次は、締め切りを守らなかった事で起こるデメリットを説明しましょう。

例えば、

  • どれだけ内容が良くても期日に間に合わなかったら評価に繋がらない。
  • こいつは約束を守れない、信用できない人だなと思われる。
  • 難しい仕事を振ることができなくなる。
  • 昇給や昇進が遅くなる。

こんな感じ。

ただ叱るんじゃなくて、締め切りを守らなかったらアンタにこんなデメリットあるよ。と言ってあげると次から締め切りを守るようになる可能性がグっと上がります。

部下の話を聞いてみる

部下の話を聞いてみる

次に大事なのが、部下の言い分を聞くことです。

部下からすれば締め切りを守れなかった理由があるのに・・・と思ってる事があります。

たとえ部下の口から出なくても「なんかトラブルでもあったの?」とか「もしかして俺の伝え間違いでもあった?」とか質問してみましょう。

ちょっと面倒くさくっても部下の言い分を聞かないと、一生かけても上司と部下の関係性は良くなりません。

ここでミスると聞く意味がないので、メモを取るくらい真剣に話を聞いてあげてください。

そしたら部下とのコミュニケーションは格段に良くなっていきますよ。

コミュニケーションの質が向上すれば「おい!お前らしくないじゃないか!今すぐ謝罪してこい!」って言っても「はい!俺のミスです。申し訳ありません!」ってなる。極端な例だけど。

上司と部下との関係性が出来上がってない時に同じ事を言っても、全然心に響きません。

関係性の向上は、部下の話を聞く事が大事ですよ。

話を聞く時のコツは、以下のリンク先で詳しく解説しています。そちらもご覧ください。

>部下の話を聞くときのコツ

自分にミスがあったら謝るべし

部下の言い分を聞いて、スケジュール管理ミスや期日間違いなどなどがあったら謝った方が良いです。

つい言い訳したくなる所ですが、素直に謝った方がカッコ良いですよ。

見た目カッコ悪いのはその時だけ。非を認めない上司は部下からすればダサいし、信用できない人になってしまいます。

なので自分が間違えてた。って時は謝りましょう。

次から締め切りを守るように注意を促すコツ

何で今回は締め切りを守れなかったのか、その原因を突きとめましょう。

ただ叱るだけじゃなくて、どうして締め切りを守れなかったのか。どうしたら守る事が出来ただろうか。

そこをちゃんと部下が理解してなかったら、また同じ事をしてしまいます。

なので「どうすれば良かったか分かる?」って部下に聞いてみましょう。

部下なりに答えがあれば、それでOK。「次は頼むで」で終わり。

部下が「分かりません」と言ったら、こうしてみようぜってアドバイスしてみましょう。

それが上司としての役割だと思ってます。面倒臭いですけどね。

締め切りを守ることが良い理由を説明する

締め切りを守ることが良い理由を説明する

部下に対してのデメリットは説明しましたね。次は締め切りを守ることで会社にとってどんなプラスがあるのかも説明しましょう。

例えば、

  1. 締め切りを守ることでチェックがしっかり出来る
  2. 完璧なものを期日通りに納品することができる
  3. お客様が満足してくれて、また取引してくれる可能性が上がる
  4. お客様の繋がりで、更に顧客が増える可能性もある
  5. 売上がアップして、給料やボーナスが増えるかもしれない

こんな事が言えますね。

商品に限らず、どんなものでも早めにやっといた方が良いです。もちろん優先順位はありますがね。

あとは、ギリギリだと焦ってミスしやすくなるとか。ギリギリだとマイナスに働くことが多くなるかと思います。

その点を挙げて部下に説明すると、納得して締め切りを守ってくれるようになるでしょう。

締め切りの設定日時について理由をつける

次から締め切りの日や時間を決めた時はコレコレこういう理由だから、と付け加えると部下が納得してくれやすいですよ。

さらに、この日程で大丈夫か。無理なら延ばすと言えば、部下が何かしら言ってくれると思います。

締め切りはこの日!だから頼んだ。

と言うだけじゃ、部下は「なんで?てか、俺らの仕事把握してんの?キツイんだけど」って不満を持ちながら黙って仕事をするワケですよ。

だから、この締め切りでいきたい。その理由はこれ。で、この日までに出来ますか?と言うようにしてみましょう。

そしたら締め切りが守れない事は減ってきますよ。

部下に指導する方法まとめ

締め切りを守れない部下に指導する時のポイントは7つ

  1. 人格否定せず、締め切りを守れなかった事のみを叱る
  2. 締め切りを守らない事で損する事を教える
  3. 部下の言い分もちゃんと聞く
  4. 上司側にミスがあったら謝ること
  5. 締め切りを守るための対策法を立てよう
  6. 締め切りを守ることで会社が得るメリットを言う
  7. 締め切りを設定した日時の理由をつける

最後だけは次に締め切りを決める時のポイントですが、ココに入れときます。

ぜひ参考にしてみてください。

部下が締め切りを守れない理由と、その対策法

部下が締め切りを守れない理由と、その対策法

今までのは汎用型。こっからは状況別にどのように対策すればいいか解説していきます。

ザっと思いついた9パターンに対する指導方法や解決策を提案していきますね。

  • 締め切りの勘違い
  • メンバー間の連携が悪い
  • 上司だって守れてないじゃん
  • 部下のスキルや能力が不足してる
  • どうせ余裕があるだろうと思ってた
  • 他にも仕事があって間に合わなかった
  • 仕事にかかる時間の見通しができてない
  • 優先順位やスケジュール管理ができてない
  • 締め切りを守らなくても良い雰囲気になってる

締め切りの勘違い

部下か上司が締め切りを勘違いしていたパターンですね。

これは、次から気を付ければ良いだけ。互いに締め切り日を確認して、互いにスケジュールに書いておく事でミスが無くなるでしょう。

最近ではGoogleカレンダーに記入しておいて、メンバー間で共有するという方法もあります。

パソコンが1人1台あるような会社・部署なら便利ですよ。

>>Googleカレンダーはこちら

メンバー間の連携が悪い

部署内の人間関係が悪い。もしくは連携が上手くいってない事による遅れです。

これはスグに解決できる事ではないですが、不可能ではないです。

技術とかの話ではなく、上司が率先してコミュニケーションを取り、互いに尊重し合ったり互いに感謝しあったり。そんな職場にすれば、円滑に仕事が進みますよ。

もちろん、スケジュール管理なども忘れなく。

上司だって守れてないじゃん

上司だって守れてないじゃん

上司も時間にルーズだと、いくら指導したところで部下からすりゃ「お前が言うな」です。

実際に私も思ってた事ですが、

遅刻は良くない事だよ。と良く言う専門学校の講師が居ました。

だけど、この人は授業や朝礼の時間に遅れてくることが良くあるんで、まさしく「お前が言うな」状態。

私は、そういう『人にとやかく言うくせに自分が出来てない奴』がメチャクチャ嫌いなんで、その講師の事は大嫌いです。

なので、説得力がなくなるし、私みたいな根が真面目で完璧主義な所もある人からしたら嫌われてしまう可能性が高くなります。

気を付けましょう。

気付いたら部下から嫌われてるみたい・・・って時は、無自覚でこういう事をやっちゃってるかもしれないので、ホント気を付けた方が良いですよ。

別の話ですが、俺みたいな下っ端には注意しておいて自分もやるわ、役職付きでも自分の1個下の人には注意しないという二枚舌な人も居ました。

もちろん、その人の事も大嫌いですwww

その管理職の人に向けて書いた記事>>部下に嫌われた時に関係回復できる2つの主な方法を書いてるんで、俺もそうかもしれん・・・って感じてる方はぜひ参考にしてみてください。

部下のスキルや能力が不足してる

上司のミスでもありますが、部下のポンコツは部下自身の責任でもあります。

だけど、部下がポンコツなら育てるしかないんですよね。

部下を育てる方法は3ステップでOK

  • 部下の目の前で仕事を見せながら説明をする
  • 部下にやらせてみる
  • 部下を褒める

これが基本形。全部説明すると長くなるんで、詳細は下記リンク先の記事をご覧ください。

どうせ余裕があるだろうと思ってた

どうせ余裕があるだろうと思ってた

『バッファあると思ったんすよ~』って言ってきた部下には、バカかお前。と

ホントに「バカ」と言ったらダメですけど(笑)

なんかビジネス用語で「バッファ」と言いますが、余裕とか緩衝という意味があって、ビジネスでは「余裕」という意味で使われます。(てか日本語で話せ

締め切りには実は余裕が設定されてる事があります。だけど、いつも余裕があるとは限りません。

あとでチェックしたり、修正するための早めの締め切りだったり。

その後の作業もあるから早めに出して欲しかった。と色々と理由があるかと思います。

このパターンは、締め切り日をその日にした理由を最初に言うべきですね。

なので、

  1. 余裕はいつでもあるとは限らない
  2. できれば確認してからにしてほしかった
  3. 今度からは、俺も何でその日に締め切りにしたのかちゃんと言うから、そこを分かって守ってほしい

こんな感じで伝えれば、分かってくれると思います。

あとは前半お伝えした>>締め切りを守ることが良い理由を説明するを参考に伝えると、より納得しやすいでしょう。

他にも仕事があって間に合わなかった

上司が部下の仕事を把握しきれてないと、やりがちなパターンです。

あと、上司から頼むと言われて断り切れない部下。断ったらグチグチうるさい上司ってタイプ。

そういう関係性でも締め切り事故は発生しやすいですね。

なので対策法としては

  • 部下の仕事量を把握するように改善する
  • 気の弱そうな部下には、大丈夫かと念押しする
  • 今までのコミュニケーションを見直す

コミュニケーションに自信が無いという方は、>>【完全版】部下とのコミュニケーションに悩まなくなる方法論を参考にしてみてください。

きっと今よりも上手く部下と会話することができるようになりますよ。

仕事にかかる時間の見通しができてない

部下の経験不足が原因ですね。

仕事は慣れてくると手際も良くなるし、今からどれくらいの時間で出来るだろう・・・と感覚がつかめてきます。

もちろん、全員がそこまで出来るワケじゃないですけど

慣れてくれば時間感覚がついてきます。

ここが出来れば締め切りを守れなくなる事は減るでしょう。

優先順位やスケジュール管理ができてない

優先順位やスケジュール管理ができてない

このパターンも、経験値が上がれば基本的にできてきます。

だけどいくら頑張っても締め切りに間に合わない人。途中で優先順位がゴッチャになる。注意力が散漫で、スケジュール管理が全くできない。

そんな人が居ます。実は軽度~中程度の注意欠如・多動症の可能性があります。

子供の頃は、ただの落ち着かない子供だと思ってたけど、実は軽度のADHDだった・・・という可能性も時にはあります。

そんな方にピッタリの対策法5つがあるので、ぜひ参考にしてみてください。

監修は、代官山やまびこクリニック院長(心療内科・精神科)の千村浩先生です。

対処法5つは

  • とりあえず15分だけでもやってみる
  • 仕事を小分けにする
  • 小まめに休憩を入れる
  • タグを付けて仕事に戻る
  • 朝の時間はルーティーンを決める

参考動画をどうぞ。

締め切りを守らなくても良い雰囲気になってる

締め切りを守れなかった事を軽く許してしまうと、何度も同じ事を繰り返して守らない事が普通だと思われてしまいます。

なので、1度として締め切りを守れなかった事は許しちゃダメなんです。

だけど守らなくても良い雰囲気になっちゃってるので、もう時既に遅し。

今やる事は雰囲気を破壊する事です。

ここで必要なのは上司が頭を下げちゃう事です。

  • 俺が甘やかしてたから俺の責任だ。申し訳ない。
  • 俺もこれからは気を付けるし、締め切りに間に合うよう頑張って欲しい。

コレがストレートに効きます。まぁ、だからといってすぐに部下が改めてくれるかどうかは、ちょっと微妙ですが。

だけど、事実として謝った事。なぁなぁにしてた部分がキッチリになった。

と部下が見て分かったら、部下は「あ、この人はマジでやろうとしてんだな」と思って、ついてきてくれますよ。

よっぽど頭のおかしな部下でなければ、いつまでもヒネくれてません。

【まとめ】締め切りを守れない部下が居たら

締め切りを守れない部下が居たら

一概には言えませんがコミュニケーション不足が原因だと考えられます。

時には連絡ミスって事もありますが、部下の仕事が立て込んでるのに気づかずに仕事を増やしてしまった・・・とか。

部下が「どうせ“無理”って言っても伸ばせねーんだろ」と思ってたり。

意外と行き違いがあるものです。

なので仕事を投げるだけじゃなくて、本当にこの締め切りで大丈夫か?1日だけなら頼んだら何とかしてみせるよ。

といった言葉のやり取りを増やしてみてください。

たった数秒のやり取りだけでも、締め切りが守れないといった事態が防げるかもしれません。

この記事は、これで以上です。読んで下さって、ありがとうございました。

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